其實不管是經(jīng)驗豐富的公關(guān)公司還是剛開始的公關(guān)公司都有這樣的擔(dān)憂：舉辦新聞發(fā)布會的那天，大家都會如約而至嗎？下面看看新聞發(fā)布會策劃中要準(zhǔn)備的哪些工作。
（1）邀請記者。記者招待會邀請記者的范圍要根據(jù)會議的主題而定，如果事件影響僅限于一個地區(qū)，只邀請本地各媒體記者就可以了。如果事件涉及全國范圍的廣大公眾，則必須邀請中央及地方各主要媒體的記者。不論在什么范圍內(nèi)邀請記者，有一個原則必須遵守，即對同一級的新聞單位要一事同仁，避免厚此薄彼。
（2）統(tǒng)一宣傳口徑。某一新聞發(fā)布到何種程度，在記者招待會前一定要在組織內(nèi)部統(tǒng)一口徑，以免因參加會議的人員說法不統(tǒng)一，造成記者報道失實。
（3）選擇主要發(fā)言人。記者招待會的主要發(fā)言人一般應(yīng)由組織的主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任，因為他熟悉組織的全面情況，說話有權(quán)威性。主要發(fā)言人要求頭腦機(jī)敏，口齒伶俐，具有較強(qiáng)的語言表達(dá)能力。
（4）準(zhǔn)備報道提綱和答案要點(diǎn)。公關(guān)部門的負(fù)責(zé)人在會前要熟悉主要發(fā)言，并根據(jù)主要發(fā)言整理出報道提綱。報道提綱應(yīng)包括主要發(fā)言的基本內(nèi)容，并附有背景材料，有關(guān)資料，圖表照片等等。
（5）準(zhǔn)備好會場。記者招待會前一定要認(rèn)真選擇會場，會場外部交通方便，環(huán)境干擾少。會場內(nèi)氣溫適宜，座椅舒適，燈光明亮，電源設(shè)備充分，便于錄音、錄像和安裝各種通訊設(shè)備。
（6）會議主持人的準(zhǔn)備工作。記者招待會的主持人一般由公關(guān)部的負(fù)責(zé)人擔(dān)任，主持人應(yīng)當(dāng)語言幽默，機(jī)智靈活，善于控制會場上的氣氛。
（7）準(zhǔn)備輔助工具。在記者招待會前，要準(zhǔn)備好各種輔助工具，如圖表、幻燈、照片、地圖、模型、實物、錄音、錄像等等，使記者招待會產(chǎn)生最佳的宣傳效果。
（8）安排好記者活動。在記者招待會的前后，可安排記者參觀、訪問、攝影、攝像。舉行宴會、旅游等聯(lián)誼活動，準(zhǔn)備好交通費(fèi)，小禮品等。
